特定技能外国人を採用するときには、さまざまな書類が必要になります。

初めて特定技能外国人を受け入れる会社では、

「書類が多すぎて、何を準備すればいいのかわからない！」

となることもあるでしょう。

しかし、最初からすべての書類名を覚える必要はありません。

まずは、

① 外国人本人の書類

② 会社の書類

③ 雇用に関する書類

④ 支援に関する書類

⑤ 分野ごとに必要な書類

という5つに分けて考えてみましょう。

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そもそも、なぜこんなに書類が必要なの？

特定技能外国人を雇うときには、

「外国人本人に必要な技能や日本語能力があるか」

「会社は適切な会社か」

「給料や労働条件に問題はないか」

「特定技能1号の外国人をきちんと支援できるか」

「その会社で本当に特定技能の仕事をするのか」

などを確認する必要があります。

そのため、いろいろな書類を提出します。

簡単にいうと、

「外国人と会社の両方に問題がないことを確認するため」

に書類が必要なのです。

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① 外国人本人に関する書類

まず必要になるのが、

外国人本人について確認するための書類

です。

たとえば、

パスポート

在留カード（すでに日本にいる場合）

顔写真

などです。

申請する外国人が、

「誰なのか」

「現在どのような在留資格なのか」

などを確認します。

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技能試験の合格証明書

特定技能では、

その仕事に必要な技能を持っていること

を証明する必要があります。

そこで必要になるのが、

技能試験の合格を証明する書類

です。

たとえば自動車整備なら自動車整備に関する試験、外食業なら外食業に関する試験など、分野によって試験が違います。

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日本語試験の証明書

特定技能1号では、原則として日本語能力も確認されます。

多くの分野では、

JLPT（日本語能力試験）N4以上

または

JFT-Basic（国際交流基金日本語基礎テスト）

などによって日本語能力を証明します。

そのため、該当する場合には日本語試験の合格を確認できる書類も必要になります。

ただし、分野によって条件が異なったり、一定の技能実習修了者などでは試験が免除されたりする場合があります。

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技能実習から特定技能になる場合は？

技能実習から特定技能へ移行するケースもあります。

一定の条件を満たして技能実習を良好に修了している場合には、技能試験や日本語試験が免除されることがあります。

その場合は、試験の合格証ではなく、

技能実習を良好に修了したことなどを確認する書類

が重要になります。

つまり、

外国人全員がまったく同じ書類を提出するわけではない

ということです。

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② 会社に関する書類

次は、

外国人を雇う会社について確認する書類

です。

特定技能外国人は、どの会社でも自由に受け入れられるわけではありません。

会社側も一定の基準を満たす必要があります。

そのため、

会社の概要がわかる書類

登記事項証明書

税金に関する書類

社会保険に関する書類

などが必要になる場合があります。

これらによって、

「本当に存在する会社なのか」

「法律を守っているか」

「税金や社会保険などを適切に扱っているか」

といったことを確認します。

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会社によって提出書類が少なくなることもある

実は、会社側の提出書類は、

どの会社でもまったく同じ

というわけではありません。

一定の条件を満たす企業や、過去に継続して特定技能外国人を受け入れている企業などでは、一部の書類を省略できる場合があります。

そのため、

「前回この書類を出したから、今回も絶対必要」

「ほかの会社が出しているから、自社も必要」

とは限りません。

会社ごとの状況を確認する必要があります。

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③ 雇用に関する書類

次に重要なのが、

どのような条件で外国人を雇うのか

を確認する書類です。

たとえば、

雇用契約書

雇用条件書

などがあります。

そこには、

「どんな仕事をするのか」

「給料はいくらなのか」

「何時間働くのか」

「休日はいつなのか」

「どこで働くのか」

などが書かれます。

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給料も重要なチェックポイント

特定技能外国人だからといって、

日本人より安い給料で雇えばよい

という制度ではありません。

同じような仕事をする日本人と比較して、報酬額が日本人と同等以上であることが求められます。

そのため申請では、

外国人にいくら支払うのか

だけでなく、

比較対象となる日本人の報酬などを説明する書類

が必要になることがあります。

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仕事内容もきちんと確認される

給料だけではありません。

特定技能は、

決められた分野・業務で働くための在留資格

です。

そのため、

「この外国人は実際にどんな仕事をするのか」

を確認できる書類も重要です。

たとえば外食業で受け入れた外国人に、対象外となる仕事だけをさせるといったことはできません。

申請内容と実際の仕事内容を一致させることが大切です。

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④ 支援に関する書類

特定技能1号では、

外国人が日本で安心して生活・仕事をするための支援

が必要です。

そのため、

1号特定技能外国人支援計画

を作成します。

これは、

「この外国人にどのような支援をします」

という計画書です。

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どんな支援を書くの？

特定技能1号では、たとえば、

事前ガイダンス

出入国時の送迎

住居確保や生活に必要な契約の支援

生活オリエンテーション

日本語学習の機会の提供

相談・苦情への対応

日本人との交流促進

一定の場合の転職支援

定期的な面談

行政手続に関する支援

などがあります。

これらを、

「誰が」

「どのように」

支援するのかを決めておきます。

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登録支援機関にお願いする場合は？

会社がすべての支援を自分で行うのではなく、

登録支援機関

へ支援を委託することもできます。

その場合には、

登録支援機関との支援委託契約に関する書類

などが必要になります。

つまり、

自社支援なのか

登録支援機関へ委託するのか

によって必要書類も変わってきます。

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⑤ 分野ごとに必要な書類

特定技能で特に注意したいのが、

分野によって必要書類が違う

ということです。

特定技能には、

介護、建設、農業、外食業、宿泊、自動車整備、工業製品製造業など、さまざまな分野があります。

それぞれの分野に独自のルールがあります。

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たとえば建設業

建設分野では、一般的な入管への申請だけではなく、建設分野独自の手続きがあります。

代表的なのが、

国土交通省による特定技能外国人受入事業実施法人への加入や、受入計画に関係する手続き

です。

そのため、他の分野よりも確認する書類や手続きが多くなることがあります。

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たとえば自動車整備

自動車整備では、

「どのような事業場で働くのか」

など、自動車整備分野の基準を確認する必要があります。

特定技能2号を目指す場合には、試験だけでなく実務経験を証明する書類が重要になる場合もあります。

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たとえば工業製品製造業

工業製品製造業でも、

どの業務区分に該当するのか

会社の事業内容が対象になるのか

などを確認します。

特に2号では、ルートによって、

ビジネス・キャリア検定3級

製造分野特定技能2号評価試験

技能検定1級

実務経験

などを証明する書類が必要になります。

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海外から呼ぶ場合と、日本にいる外国人を採用する場合も違う

必要書類を考えるときには、

外国人が今どこにいるのか

も重要です。

海外にいる外国人を日本へ呼ぶ場合は、一般的に、

在留資格認定証明書交付申請

を行います。

一方、日本にいる外国人が、

「技能実習から特定技能へ変更する」

「留学から特定技能へ変更する」

などの場合は、

在留資格変更許可申請

を行います。

この違いによって、申請書や必要書類も変わります。

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1号と2号でも書類は違う

特定技能1号と2号でも必要書類は同じではありません。

特定技能1号では、

支援計画

が非常に重要です。

一方、特定技能2号では、1号と同じ支援計画の作成義務はありません。

その代わり、2号では分野ごとに、

高い技能

実務経験

などを証明する書類が重要になります。

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必要書類を5つに分けて覚えよう

特定技能の書類はたくさんありますが、最初から書類名をすべて覚える必要はありません。

まずは、

分類	確認すること	書類の例
①外国人本人	誰なのか・資格があるか	パスポート、在留カードなど
②技能・日本語	特定技能の能力があるか	技能試験、日本語試験などの証明
③会社・雇用	適切な会社・労働条件か	会社関係書類、雇用契約関係書類など
④支援	1号外国人を支援できるか	支援計画、委託関係書類など
⑤分野	分野独自の条件を満たすか	分野ごとに指定された書類

と整理するとわかりやすいでしょう。

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申請前にチェックする順番

実際に特定技能外国人を受け入れるときには、次のように確認すると整理しやすくなります。

STEP1

外国人が特定技能の条件を満たしているか確認

↓

STEP2

技能試験・日本語試験などを確認

↓

STEP3

会社が受入れ基準を満たしているか確認

↓

STEP4

雇用契約を確認

↓

STEP5

1号なら支援計画を準備

↓

STEP6

分野独自の必要書類を確認

↓

STEP7

海外から呼ぶのか、日本国内で在留資格を変更するのか確認

↓

STEP8

必要書類をそろえて入管へ申請

という流れです。

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一番注意したいこと

特定技能の申請で、

「この書類さえ出せば絶対に大丈夫」

という共通のセットがあるわけではありません。

必要書類は、

1号か2号か

どの分野なのか

海外から呼ぶのか国内で変更するのか

技能実習から移行するのか

会社の状況

支援を自社で行うのか登録支援機関へ委託するのか

などによって変わります。

そのため、古いチェックリストをそのまま使い続けるのではなく、申請するときには出入国在留管理庁などの最新情報を確認することが重要です。

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まとめ

特定技能の申請にはたくさんの書類があります。

しかし、難しく考える必要はありません。

まずは、

① 外国人本人・資格の書類

② 会社の書類

③ 雇用に関する書類

④ 1号の支援に関する書類

⑤ 分野独自の書類

というグループに分けて考えてみましょう。

そして、

「外国人が条件を満たしていること」

「会社が適切に雇用できること」

「仕事や給料に問題がないこと」

「1号なら必要な支援ができること」

「その分野のルールを守っていること」

を、それぞれ書類で証明していくと考えるとわかりやすくなります。

特定技能の書類は多いですが、

「何を確認するための書類なのか？」

を考えれば、整理しやすくなります。